Para que un correo electrónico privado tenga fuerza probatoria, y por consiguiente pueda ser usado para probar hechos dentro de un procedimiento judicial o administrativo, debe contener en todo caso una firma digital, por cuanto la misma da seguridad al momento de determinar que el proceso de elaboración del correo es auténtico.
Ahora bien, respecto al tema que suscita nuestro interés, ha de tenerse especial cuidado de lo dispuesto en el artículo 11 de la Ley 527 de 1999, el cual establece los criterios que han de seguirse para valorar probatoriamente un mensaje de datos (información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Internet y el correo electrónico):
ARTICULO 11. CRITERIO PARA VALORAR PROBATORIAMENTE UN MENSAJE DE DATOS
Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta:
«la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.”
(Subrayado y negrilla fuera de texto).
El mejor criterio de confiabilidad es la firma digital, la cual se define legalmente como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación.
El uso de una firma digital tiene la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, siempre y cuando se reúnan los requisitos establecidos en el artículo 28 de la Ley 527:
Cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tenía la intención de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
El uso de una firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquélla incorpora los siguientes atributos:
1) Es única a la persona que la usa.
2) Es susceptible de ser verificada.
3) Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa
4) Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que si éstos son cambiados, la firma digital es invalidada.
5) Está conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional
La forma de verificar una firma digital es a través de un certificado emitido por una entidad de certificación autorizada, el cual reúna las condiciones establecidas en el artículo 35 de la referida ley:
Un certificado emitido por una entidad de certificación autorizada, además de estar firmado digitalmente por ésta, debe contener por lo menos lo siguiente:
1) Nombre, dirección y domicilio del suscriptor.
2) Identificación del suscriptor nombrado en el certificado.
3) El nombre, la dirección y el lugar donde realiza actividades la entidad de certificación.
4) La clave pública del usuario.
5) La metodología para verificar la firma digital del suscriptor impuesta en el mensaje de datos.
6) El número de serie del certificado.
7) Fecha de emisión y expiración del certificado.
Del análisis de lo dicho hasta el momento, se concluye que para que un correo electrónico tenga plena fuerza probatoria, debe contar con firma digital y estar certificada dicha firma por una entidad de certificación autorizada, para dar cumplimiento a las disposiciones de la Ley 527 de 1999, que están incorporadas en el artículo 103 del Código General del Proceso.
Sobre este tema, la Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Magistrado Ponente Dr. Pedro Octavio Munar Cadena, en sentencia del 16 de diciembre de 2.010, expediente No. 11001 3110 005 2004 01074 01, señaló que
“… resulta oportuno precisar en qué condiciones el mensaje de datos puede ser auténtico, no sin antes reiterar que en la prueba documental la firma juega un papel importante, en tanto que facilita la prueba de su autoría, y en determinados eventos está revestida de una presunción legal de autenticidad”.
En otras palabras, todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o password, la criptografía, etc.”
… No obstante, dicha firma solo producirá los efectos jurídicos de la manuscrita ‘equivalencia funcional’ cuando cumpla determinados requisitos de seguridad y de fiabilidad, cuestiones que dependen del proceso técnico utilizado en su creación, siendo altamente seguro el basado en la criptografía asimétrica ‘arte de cifrar la información, mediante algoritmos de clave secreta, porque garantiza la identificación del autor del mensaje, integridad y confidencialidad del mismo”. (Subrayado y negrilla fuera de texto).
En otras palabras, todo dato que en forma electrónica cumpla una función identificadora, con independencia del grado de seguridad que ofrezca, puede catalogarse como firma electrónica; de suerte, pues, que dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, la contraseña o password, la criptografía, etc.”
De conformidad con la Ley 1395 de 2.010, en su artículo 11, se señala que “En todos los procesos, los documentos privados manuscritos, firmados o elaborados por las partes, presentados en original o en copia para ser incorporados a un expediente judicial con fines probatorios, se presumirán auténticos, sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Esta presunción no aplicará a los documentos emanados de terceros de naturaleza dispositiva”
Un correo electrónico es documento emitido por un tercero, razón por la cual, éstos deben tener ciertos requisitos exigidos por la Ley, para que surtan los efectos legales. Dichos requisitos están señalados en el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, que señala:
“El documento privado es auténtico en los siguientes casos:
1.1 . Si ha sido reconocido ante el juez o notario, o si judicialmente se ordenó tenerlo por reconocido.”
(Subrayado y negrilla fuera de texto).
En el nuevo régimen procesal, ha de tenerse cuidado respecto de la autenticidad del documento privado, por cuanto el mismo se presumirá autentico en todos los casos, aun cuando ha sido emanado de terceros, haciéndose necesario realizar la tacha de falso o desconocido, de conformidad con lo señalado en el artículo 244 del Código General del Proceso:
Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento.
Los documentos públicos y los privados emanados de las partes o de terceros, en original o en copia, elaborados, firmados o manuscritos, y los que contengan la reproducción de la voz o de la imagen, se presumen auténticos, mientras no hayan sido tachados de falso o desconocidos, según el caso.
(…) La parte que aporte al proceso un documento, en original o en copia, reconoce con ello su autenticidad y no podrá impugnarlo, excepto cuando al presentarlo alegue su falsedad. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos.
Lo dispuesto en este artículo se aplica en todos los procesos y en todas las jurisdicciones.” (Subrayado y negrilla fuera de texto).
Como puede concluirse, un correo electrónico, a pesar de ser un documento expedido por un tercero, será reconocido como documento autentico, si no se tacha de falso o desconocido, por tanto, se recomienda hacer uso de la tacha aprovechando que mientras no exista firma digital ni certificado emitido por una entidad de certificación autorizada para ello, no hay certeza de quien elaboró el correo electrónico.
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